谈谈职场沟通

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关于职场上的交流与沟通,我记得以前好像写过一些东西。 来到Coinbase已经快两年了,我有了很多的成长,尤其是在职场沟通方面。 说到这里,每个公司都有核心价值观。 Coinbase 的四大核心文化之一是清晰的沟通。 所以我能感觉到这里的人,尤其是管理者,沟通的水准非常高。 文化和氛围可以理解但很难描述,所以我只能尽力简单地谈谈我自己的经历和经历。

 

沟通方式大致有四种。 一是您编写或发送的各种书面文件和电子邮件。 大多数时候,别人都是异步阅读的,有的时候还有评论或者回复; 第二个是一对一的对话,可以是面对面的,也可以通过Slack这样的工具进行; 第三种是小组会议,或者是Slack小组中多人的讨论; 最后是一个演讲,就是你一个人告诉大家。

让我们从一些适用于所有情况的基本准则开始。

首先是考虑如何从与你交流的人的角度说的话。 职场沟通与朋友沟通最大的区别:沟通是工作的一部分。 换句话说,你在职场中说话写字,不是为了表达自己的情绪,而是为了把事情做好,让对方了解你想让他们知道的问题和情况,或者你对某个事情的看法。问题。 或想法。 这里可能与平时不同的是,你首先要以对方为中心,而不是自己。 你想说的不是你想说的,也不是你认为正确的语序和方法; 就是你怎样说,才能让对方感兴趣,立刻听懂,印象深刻。

我遇到过群里的人向群外的人解释一些事情,从头到尾,每一点都是正确的。 但外面那群人听完之后,纷纷点头,但事实上,这三点之中,真正需要那群人关注或者帮助的,却被彻底削弱了。 他们甚至不知道对方是否真的会基于这三点而完全理解。 他应该注意什么,应该做什么。 所以在这种情况下,我想补充一下:这里您可能需要特别注意的是xxx。 这样可以大大增强对话的效果。

另外,不是说得太多、太快,而是要准确地切入主题。 其实,尤其是在口头交流中,如果你说得太多、太快,除非对方已经知道了大部分内容,否则你所说的大部分内容都会落到无奈的耳朵里。 我们先说最重要的一点,具体的细节,等别人问清楚了再给予,而不是把一切都倾倒给他们。 很多时候,效果会好很多。

如果您正在回答问题,请确保您在回答之前真正理解对方想问什么。 开会的时候,遇到一个人问A问题,但是另一个人回答B问题,如果你还是打断不了,你是不是特别着急?

有时候,因为对方对一些具体细节不熟悉,他提出的问题甚至可能不是他真正困惑的问题。 这种情况经常发生在上级询问与下级事务有关的问题,但又不太熟悉那部分事务时。 这时候,如果问题听起来太简单或者太奇怪,你就得试着猜对方。 我应该想知道吗? 另一个问题只是以错误的方式提出。 猜完后,首先确认你的猜测是否正确:“你的问题的答案是xxx,但不知你想知道xxx是什么意思吗?” 如果你这样确认,如果对方说不,你的回答就足够了,那就算了。 。 如果您回答“是”,那么您就有机会回答实际问题。

无论是演讲还是小组会议,发言时不要只盯着电脑或大屏幕。 看看每个人的表情和眼神,看看他们是否走神了,还是还带着困惑的表情。 如果你不能让所有人的注意力都集中在你身上,那么无论你说多少,都只是背景噪音。

二是养成帮助别人集中注意力的习惯。 这在书面交流中尤其重要。 这意味着什么? 如果是文档,你的摘要或概述应该确保即使其他人没有时间阅读它,他们仍然可以准确地理解整个文档的主要中心思想。 如果是一封电子邮件,我发送的长邮件必须有两个要素:一是前面的TL;DR(太长,不要读),二是电子邮件中大约10%的文字必须是以粗体显示。

由于职位的要求,我现在经常向高级管理层或整个团队发送每周报告和一些信件。 我们都知道,除非一封长信非常重要,以至于他们会后悔不读它,否则大多数人只会阅读标题,然后迅速将其标记为已读并存档。 没有人有时间或耐心在你的信中寻找任何值得注意的东西。 这时候前面的TL;DR一定是一句话概括了大家不能错过的内容了。 如果您需要更多解释,请添加:请参阅下面的详细信息。 这可以帮助大家快速决定是否有必要阅读您的全文。

然后,电子邮件主题学会以粗体突出显示最重要的内容,这样,如果某人只有 30 秒的时间跳过阅读您的信件,他们就会阅读所有粗体部分。 只要你掌握了要点,你就是在帮助自己,这样别人就不会错过你想要传达的信息。

之前遇到一个人说:我都写在邮件里了,只是你没注意。 我觉得他说的有道理。 但现在我不一定同意。 如果你真的能写邮件帮助别人突出重点,并且正确突出,别人漏掉重要信息的可能性就会极小。

最后说一下满分之外的100分。

如果你刚刚与另一个人讨论了一个问题,并有一些计划、想法、想法,尤其是决定,请尽快总结讨论内容,并向所有可能的相关人员发送群组电子邮件或共享 slack。 这对于经常需要做出决定的人来说尤其重要。 否则,以后你可能会遇到另一个不同的决定,或者有些事情似乎与你的决定相冲突,然后你会说:我之前已经和某某谈过,决定做什么了。 你还没有告诉所有需要告诉的人,所以谁知道你的决定。

但需要注意的是,群发的目的是为了让大家得到一致的信息(在同一页面上)。 内容发出去之前,只要条件允许,请务必让与您一起讨论的人审核确认,以免造成不必要的误会。 。 而不是让你正在讨论的人从群消息中意识到你们的理解不同,然后爆发。 一个好的处理方法就是拿给参与讨论的人看,问我这样发出去有没有问题。 如果对方确认没有问题,事情就算完成了。 如果没有这一步,对方就会说:我什么时候说xxx了? 我根本就没有这个意思,你就闹吧。 无论输赢,你都会失去一些人的信任。

永远不要让你的老板感到惊讶。 在没有完全确定的情况下发出重要或敏感的东西之前,请先让你的老板看一下。 如果他很忙或者信任你而说不读书,那是另一回事。 但这样问,可以避免很多遗憾。 甚至,哪些事情应该由你自己说,哪些事情应该等你的老板先说,尤其不要绕道而行。

如果两个或两个以上的人问您同一问题,请不要口头或私聊中回答。 特别是对于难以回答的问题,将答案记录下来并放在共享文档或网页上作为标准答案,并不断完善这个标准答案。 下次有人问或有 100 个人再次问时,只需向他们发送答案链接即可。 没必要抱怨为什么大家总是问你这个问题。

同样,如果很多人对你的某个设计、表述、方案有误解,可能不是别人理解的问题,但确实很容易造成误解。 这个时候,静下心来看看自己怎样做或者写得更好,不要轻易认为自己找不到知己,或者别人不够聪明。

我们就先写这么多吧。 职场中的沟通绝对是一个重要课题。 初级的人可以把事情解释清楚(但其他人能否理解取决于他们的理解程度),中级的人可以向大多数人解释事情,高级的人可以通过沟通与整个团队甚至其他人进行交流。 团队紧密合作,实现他们想要的目标并解决问题。 当然,我还在不断学习,互相鼓励。

注:我的小密圈因为太久没有维护,已经被系统限制了。 如果您有任何疑问或联系我,请在 LinkedIn 上添加我或给我发送电子邮件:angela.zhu@coinbase.com

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